Cât de bine îți cunoști firma? Șase răspunsuri pe care nu ar trebui să le ghicești
Administratorul organizează colaborarea; prestatorul autorizat răspunde pentru conducerea contabilității potrivit legii și contractului.
Poate include credite, aporturi și bani necesari pentru taxe, salarii ori furnizori.
Contează activitatea, costurile, riscul, folosirea banilor și planul de dezvoltare.
Sediul social este adresa oficială; punctul de lucru este un sediu secundar.
Multe cereri pot fi depuse electronic, cu documentele și semnătura cerute.
Volumul vânzărilor nu arată cât rămâne după cheltuieli.
1. Contabilitatea are responsabilități împărțite
Formula „am contabil, deci nu mai răspund de nimic” este greșită. La fel de greșită ar fi și formula opusă, potrivit căreia prestatorul doar introduce date, iar întreaga răspundere rămâne la client.
Administratorul rămâne răspunzător pentru organizarea contabilității și pentru obligațiile proprii de gestiune. Dacă evidența este condusă în baza unui contract cu o persoană fizică sau juridică autorizată, membră CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilității revine prestatorului, potrivit legii și contractului.
Pentru documentele justificative răspund, după caz, persoanele care le întocmesc, vizează, aprobă și înregistrează.
| Rol | Responsabilitatea de bază | Ce trebuie clarificat |
|---|---|---|
Administrator | Organizează colaborarea, stabilește circuitul documentelor, asigură informații complete și reale și aprobă operațiunile care îi revin. | Cine transmite actele, în ce format, până la ce dată și cine explică operațiunile. |
Prestator contabil | Conduce evidența, aplică reglementările contabile și îndeplinește serviciile asumate prin contract. | Declarații, situații financiare, salarizare, SPV, raportări, asistență și termene. |
Persoanele din firmă | Întocmesc, verifică ori aprobă documentele aflate în circuitul lor. | Cine confirmă recepția, scopul unei cheltuieli, deconturile și documentele lipsă. |
Cine verifică SPV-ul? Cine urmărește mesajele de la ANAF? Când se predau actele? Ce raport primește administratorul? Fără aceste răspunsuri, fiecare poate presupune că se ocupă celălalt.
Contabilul poate înregistra și raporta corect doar operațiunile pe care le cunoaște și le poate documenta. Administratorul nu trebuie să refacă munca specialistului, dar trebuie să asigure informații complete, decizii explicite și un circuit funcțional.
2. Banii din cont nu sunt același lucru cu profitul
Pentru a răspunde corect, separă trei indicatori: cifra de afaceri, rezultatul contabil și lichiditățile. Uneori se mișcă în aceeași direcție; alteori se despart complet.
| Indicator | Ce măsoară | Ce nu spune singur |
|---|---|---|
Cifra de afaceri netă | În principal, vânzările de bunuri și serviciile prestate în activitatea curentă, după reduceri și fără taxele legate direct de vânzare. | Cât ai cheltuit, cât ai încasat ori cât profit ai obținut. |
Rezultatul contabil | Diferența dintre veniturile și cheltuielile recunoscute pentru o perioadă; poate fi profit sau pierdere. | Câți bani sunt disponibili acum. Clarifică și dacă rezultatul este înainte sau după impozitare. |
Lichiditățile | Banii din bancă și casă la o anumită dată. | Ce parte este deja destinată plăților și dacă activitatea este profitabilă. |
Contabilitatea societăților funcționează pe principiul angajamentelor: efectele tranzacțiilor sunt recunoscute când se produc, nu doar când intră sau ies banii.
2.1. Două situații în care banii și rezultatul se despart
Ai o creanță, nu încă lichiditățile
Firma finalizează și recunoaște servicii de 100.000 lei fără TVA, cu plata la 45 de zile. Cifra de afaceri crește, iar rezultatul este influențat de venit și de cheltuielile aferente.
Până când clientul plătește, contul bancar nu primește cei 100.000 lei.
Ai lichidități și, simultan, o datorie
Firma primește un credit de 80.000 lei. Soldul bancar crește imediat, dar încasarea nu este vânzare și nu creează profit la intrare.
Firma are mai mulți bani și o obligație de rambursat.
Creditul și aportul asociatului cresc lichiditățile fără să creeze vânzări. Încasarea unei facturi vechi aduce bani, dar venitul a fost recunoscut anterior. Rambursarea principalului reduce lichiditățile fără să fie o cheltuială a perioadei. Un avans de la client nu devine automat profit la încasare.
Calculează lichiditățile de azi plus încasările probabile, minus taxele, salariile, furnizorii, ratele și celelalte plăți scadente până la următoarele încasări. Diferența este lichiditate estimată, nu profit distribuibil automat.
3. PFA sau SRL: întrebarea corectă este „pentru ce plan?”
Nu există o formă care să fie mereu mai ieftină, mai sigură și mai simplă. O comparație făcută doar cu procentul unui impozit ratează contribuțiile, cheltuielile deductibile, costurile administrative, folosirea banilor și riscul juridic.
| Criteriu | PFA | SRL |
|---|---|---|
Răspundere | Dacă bunurile alocate activității nu acoperă datoriile, pot fi urmărite și alte bunuri ale titularului. | Datoriile sunt ale societății. Asociatul nu răspunde automat cu bunurile personale doar pentru că este asociat; administratorul poate răspunde personal în cazurile prevăzute de lege. |
Banii activității | Nu există distribuire prin dividende, dar soldul nu este automat liber de cheltuit: trebuie acoperite taxele, datoriile și necesarul activității. | Banii sunt ai firmei. Asociatul îi primește numai printr-o plată justificată și documentată: salariu ori indemnizație, dividende aprobate sau rambursarea unui împrumut. |
Administrare | Evidența poate fi mai simplă, în funcție de sistemul de impunere și activitate. | Contabilitate în partidă dublă, situații financiare și formalități societare. |
Dezvoltare | Potrivită frecvent unei activități bazate în principal pe munca titularului, în limitele legale ale formei. | Mai flexibil pentru asociați, investiții, reinvestire, echipă și separarea patrimoniilor. |
Fiscalitate | Depinde de activitate, venit, cheltuieli, plafoane și regulile anului analizat. | Depinde de regimul societății, profit, distribuirea banilor și condițiile fiscale ale anului analizat. |
Compară formele pe același scenariu de cel puțin 12 luni: încasări, cheltuieli, investiții, personal și suma necesară personal. Testează apoi o creștere, pierderea unui client important și un prejudiciu produs de activitate.
Minimul este de 500 lei pentru un SRL nou. Dacă societatea a raportat în exercițiul precedent o cifră de afaceri netă de peste 400.000 lei, minimul este de 5.000 lei. Societățile existente au termenul tranzitoriu prevăzut de Legea nr. 239/2025, iar depășirea ulterioară a pragului are propriul termen de majorare.
Pentru comparația fiscală a anului curent, vezi și PFA sau SRL în 2026. Reia analiza când se schimbă regulile sau afacerea.
4. Sediul social, punctul de lucru și activitatea la terți
Adresa oficială a firmei și locul în care se desfășoară activitatea pot coincide, dar nu sunt noțiuni identice.
| Situație | Rol | Ce verifici |
|---|---|---|
Sediu social | Adresa oficială înregistrată a societății, folosită pentru identificare și corespondență. | Există un drept valabil de folosință? Separat, dacă firma lucrează efectiv acolo, activitatea este declarată și autorizată? |
Punct de lucru | Sediu secundar fără personalitate juridică, aflat la o adresă distinctă. | Utilizarea stabilă a locului impune înregistrarea, autorizarea și eventuale obligații fiscale ori de muncă? |
Activitate la terți | Activitate la sediul clientului, pe teren sau în alte locații care nu sunt sedii stabile ale firmei. | Activitatea este declarată corect și sunt îndeplinite autorizările speciale ale domeniului? |
La sediul social se poate desfășura activitate dacă dreptul asupra spațiului, declarațiile și condițiile domeniului permit. În sens invers, activitatea ocazională la client nu transformă automat fiecare adresă într-un punct de lucru.
Stabilitatea locației, prezența personalului sau a clienților, stocurile și casa de marcat sunt indicii practice, nu criterii cumulative. Încadrarea se verifică după situația de fapt, dreptul de folosință și regulile activității.
El atestă înregistrarea declarației pe propria răspundere. Nu înlocuiește avizele sau autorizațiile speciale cerute de domeniu.
5. La Registrul Comerțului nu ești limitat la ghișeu
Legea permite depunerea la ghișeu, prin poștă sau curier și prin mijloace electronice. ONRC pune la dispoziție portalul de servicii online, iar cererile transmise electronic se semnează cu semnătură electronică calificată.
„Se poate online” nu înseamnă „încarci orice PDF și dosarul este gata”. Pentru fiecare operațiune verifici lista actuală de acte, forma lor și persoana care poate semna ori depune.
Alege operațiunea exactă
Înmatricularea, schimbarea sediului, punctul de lucru, obiectul de activitate și cesiunea au documentații diferite.
Folosește lista ONRC valabilă la depunere
Verifică formularele, hotărârile, actul constitutiv actualizat, dovezile privind spațiul și declarațiile necesare.
Pregătește forma legală
Pentru fiecare înscris, verifică dacă se cere semnătură electronică, copie certificată, original sau formă autentică. Clarifică forma înainte de încărcare.
Urmărește soluționarea
Numărul de depunere nu este admitere. Verifică amânările, solicitările de completare și încheierea registratorului.
Verifică separat cine poate semna și depune potrivit art. 79-81 din Legea nr. 265/2022. Regulile diferă între înmatriculare, mențiuni, societăți și PFA. Calitatea de expert contabil, singură, nu conferă dreptul de a reprezenta clientul la ONRC.
Depunerea online schimbă canalul, nu condițiile dosarului.
6. Cifra de afaceri mare nu garantează profit mare
Cifra de afaceri răspunde în principal la întrebarea „cât ai vândut?”, nu la „cât ți-a rămas?”. Rezultatul apare după ce veniturile și cheltuielile recunoscute pentru aceeași perioadă sunt puse împreună.
În exemplul simplificat de mai jos, vânzările sunt singurele venituri, iar sumele indicate includ toate cheltuielile perioadei. Marja rezultatului înainte de impozitare este rezultatul împărțit la vânzări.
Firma A are vânzări duble, dar un rezultat mult mai mic. Volumul arată cât vinzi; marja arată cât rezultat obții din acel volum.
Aici, „cifra de afaceri” înseamnă cifra de afaceri netă din raportarea contabilă. Pentru TVA, microîntreprinderi sau altă obligație, verifică definiția specială din actul normativ aplicabil: indicatorii nu sunt automat identici.
După test: tabloul lunar pe care ar trebui să îl poți citi
Nu trebuie să memorezi planul de conturi. Ai nevoie de câteva informații comparabile, actualizate la aceeași dată și explicate în același fel în fiecare lună.
Performanță
- cifra de afaceri a lunii și de la începutul anului, față de buget sau anul anterior;
- rezultatul contabil, cu perioada și precizarea înainte ori după impozitare;
- o marjă definită și calculată consecvent.
Lichiditate
- banii din bancă și casă, separat de plățile deja angajate;
- creanțele, cu scadențe și întârzieri grupate pe vechime;
- datoriile către buget, salariați, furnizori și finanțatori.
Perspectivă
- explicația abaterilor: clienți, costuri, investiții și evenimente;
- încasările și plățile probabile pentru următoarele 8-13 săptămâni;
- deciziile și responsabilul pentru fiecare acțiune.
Datele contabile alimentează tabloul, dar explicațiile și prognoza folosesc și informații operaționale. Analiza de management nu intră automat în orice abonament de contabilitate. Stabilește cine pregătește fiecare grup, din ce date și cât de des.
La întâlnirea lunară, înlocuiește „merge bine” cu patru întrebări: cât este, la ce dată, față de ce reper și ce plată ori decizie urmează?
Recapitulare: șase confuzii care produc decizii scumpe
- Întrebarea 1Presupui că „se ocupă contabilul”, fără să clarifici responsabilitățile. Contractul, circuitul documentelor și termenele trebuie să arate cine face fiecare pas.
- Întrebările 2 și 6Cheltuiești soldul fără să separi obligațiile. Când vin taxele și salariile, lichiditatea dispare.
- Întrebările 2 și 6Tratezi TVA-ul colectat ca venit disponibil. Pentru o firmă înregistrată în scopuri de TVA, suma trebuie urmărită separat de marjă și lichiditatea liberă.
- Întrebarea 3Compari PFA și SRL după cazul altcuiva. Alte cheltuieli, riscuri și obiective pot inversa concluzia.
- Întrebarea 4Folosești o locație înainte să îi verifici regimul. Dreptul asupra spațiului, declarația de activitate, punctul de lucru și autorizațiile sunt verificări distincte.
- Întrebarea 5Confunzi depunerea cu aprobarea. La ONRC, procesul se încheie când verifici soluția și documentele emise, nu când primești confirmarea încărcării.
Pentru orice decizie importantă, notează cifra folosită, perioada, sursa, obligațiile încă neplătite și persoana care confirmă tratamentul contabil, fiscal ori juridic.
Întrebări frecvente
Ce raport cer ca să văd dacă firma este pe profit?
Pot distribui soldul bancar ca dividende?
Cine trebuie să urmărească SPV-ul firmei?
De ce am nevoie pentru o depunere online la ONRC?
Când trebuie refăcută comparația PFA/SRL?
Cum verific dacă o locație trebuie înregistrată drept punct de lucru?
Surse și repere legale
- Legea contabilității nr. 82/1991Art. 6 și 10 privind documentele justificative și răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității. Portal Legislativ
- OMFP nr. 1.802/2014 – reglementări consolidateContabilitatea de angajamente, cifra de afaceri netă și contul de profit și pierdere. Portal Legislativ
- OMFP nr. 2.634/2015Normele privind circuitul, conținutul și răspunderea pentru documentele financiar-contabile. Portal Legislativ
- OUG nr. 44/2008Art. 20 privind răspunderea titularului PFA. Portal Legislativ
- Legea societăților nr. 31/1990Art. 3 și 43 privind răspunderea asociaților SRL și sediile secundare. Portal Legislativ
- Legea nr. 239/2025Art. VI privind capitalul social minim al SRL și termenele de majorare. Portal Legislativ
- Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțuluiArt. 79-84 și 121-123 privind solicitanții, depunerea electronică și locurile de activitate. Portal Legislativ
- ONRC – servicii onlinePortalul și condițiile pentru transmiterea cererilor prin mijloace electronice. ONRC
- ONRC – persoanele care pot semna și depuneCategoriile de solicitanți și precizarea privind experții contabili. ONRC
- ONRC – sedii secundareDocumente și precizări pentru înființarea sau desființarea punctelor de lucru. ONRC
- ONRC – ghid modificări PFA, II și IFModalități de depunere și cerințe pentru documentele electronice. ONRC
Informațiile sunt generale și au fost verificate la 3 august 2026. Tratamentul contabil, fiscal și juridic depinde de forma de organizare, contracte, documente și situația concretă a firmei.