Ce s-a întâmplat, de fapt, din punct de vedere contabil

Când plătești o factură a firmei cu banii tăi, tu nu ai „scos bani din firmă”. Ai făcut invers: ai suportat temporar o datorie a firmei din banii personali. În contabilitate, firma trebuie să recunoască achiziția și, separat, suma pe care ți-o datorează ție până la rambursare.

Dacă documentele sunt bune, rambursarea nu este salariu, dividend sau venit personal. Este stingerea unei datorii a firmei față de persoana care a plătit în numele ei. Tocmai de aceea contează să existe o urmă clară: ce s-a cumpărat, pentru cine, din ce bani, când și cine a aprobat decontarea.

Problema apare când documentele nu mai susțin povestea. Dacă documentul este pe persoană fizică, dacă nu există dovada plății, dacă achiziția este personală sau dacă decontul nu este întocmit, contabilul nu are o operațiune curată de înregistrat.

Documentele minime de care ai nevoie

Pentru un decont simplu și apărat la control, pregătește cel puțin patru documente.

1. Factura sau documentul justificativ pe firmă. Ideal, factura are denumirea firmei, CUI-ul și datele corecte ale societății. Pentru anumite achiziții mărunte poate exista bon fiscal cu CUI sau alt document acceptat, dar nu presupune asta fără contabil.
2. Dovada plății cu cardul personal. Poate fi confirmarea de plată, chitanța POS, extrasul sau captura din aplicația bancară, cu datele sensibile mascate. Important este să se vadă suma, data, furnizorul și faptul că plata a fost făcută de persoana care cere decontul.
3. Decontul sau cererea de rambursare. Nu trebuie să fie un roman: cine a plătit, ce document se decontează, suma, data plății, motivul achiziției și contul în care firma va restitui banii.
4. Aprobarea și înregistrarea în contabilitate. Dacă plătește un angajat, decontul se aprobă de persoana responsabilă. Dacă plătește administratorul, tot merită să existe document intern, pentru ca rambursarea să nu pară o plată fără explicație.

Dacă este o tranzacție pentru care furnizorul are obligația transmiterii prin RO e-Factura, nu te opri la PDF-ul primit pe e-mail. Verifică împreună cu contabilul că factura există și în sistemul RO e-Factura/SPV, acolo unde legea cere asta.

Documentul trebuie să lege achiziția de firmă

Când vorbim despre o factură a firmei, documentul trebuie să arate că beneficiarul este firma. Plata cu cardul personal este doar metoda de plată. Beneficiarul achiziției trebuie să fie societatea sau trebuie să existe un document justificativ acceptat care leagă achiziția de societate.

Pentru facturi și mai ales pentru TVA, beneficiarul trebuie să fie firma. Pentru achiziții mărunte pot exista documente simplificate acceptate, cum ar fi bonuri cu CUI în anumite condiții, dar ele trebuie verificate separat cu contabilul.

Dacă factura este emisă pe numele tău, pe adresa ta de e-mail personală și fără CUI-ul firmei, nu o trata automat ca pe o cheltuială deductibilă. Primul pas este să ceri furnizorului corectarea, stornarea și reemiterea documentului pe firmă, dacă operațiunea permite asta. Dacă furnizorul refuză sau nu se poate corecta, contabilul trebuie să decidă tratamentul: poate fi nedeductibilă, poate să nu permită deducerea TVA sau poate avea altă încadrare fiscală.

Pentru TVA, regula este și mai sensibilă. Ca să deduci TVA, firma trebuie să dețină o factură întocmită conform regulilor fiscale, iar bunurile sau serviciile să fie folosite pentru operațiuni care dau drept de deducere. Pentru operațiunile supuse RO e-Factura, dreptul de deducere se susține cu factura electronică primită în sistem, nu doar cu PDF-ul sau extrasul cardului. Extrasul cardului personal dovedește plata, nu dreptul de deducere.

Cum îți restituie firma banii

Cea mai curată variantă este transferul bancar din contul firmei în contul persoanei care a plătit, cu explicație clară: „decont factură nr. X / furnizor Y / data Z”. Așa se vede imediat că plata este rambursare, nu retragere de bani fără justificare.

Se poate lucra și prin casierie, dar rambursările în numerar trebuie tratate cu atenție: documente de casă, aprobări, sold de casă și plafoane de numerar. Pentru antreprenorii mici, transferul bancar este de obicei mai simplu și mai curat.

Dacă situația se repetă des, nu o lăsa în zona „plătesc eu și vedem”. Firma ar trebui să aibă o procedură: cine poate plăti din bani personali, pentru ce tipuri de achiziții, în ce plafon, în cât timp se depune decontul și cum se face rambursarea. Dacă administratorul sau asociatul plătește repetat cheltuieli ale firmei, nu mai trata totul ca decont ocazional; documentează relația ca finanțare/creditare a societății, cu evidență clară a sumelor și rambursărilor.

Cheltuiala este deductibilă? Depinde de scop și documente

Faptul că ai plătit cu un card personal nu decide deductibilitatea. Deductibilitatea se uită la altceva: cheltuiala este făcută în scopul desfășurării activității economice? Este justificată de documente? Este înregistrată corect?

Un abonament software folosit în firmă, o taxă de platformă, un serviciu profesional sau o achiziție necesară activității pot fi decontate și tratate fiscal corect dacă documentele sunt bune. O cină personală, un obiect folosit acasă fără legătură cu activitatea sau o achiziție pe numele persoanei fizice pot deveni nedeductibile sau pot ridica întrebări despre avantaj personal, dividend mascat ori plată fără documente.

Nu confunda „firma îmi poate da banii înapoi” cu „cheltuiala este automat deductibilă”. Rambursarea către tine și deductibilitatea cheltuielii sunt două analize diferite, chiar dacă se întâlnesc în același dosar.

Plan de verificare în 24 de ore

Întrebări frecvente