SPV nu este arhiva ta. e-Factura trebuie descărcată și păstrată
Contabilul poate prelucra facturile și declarațiile, dar responsabilitatea organizării documentelor firmei rămâne la administrator. Pentru e-Factura, documentul de păstrat este XML-ul validat, cu semnătura sau sigiliul Ministerului Finanțelor, nu doar un PDF frumos pe ecran.
RO e-Factura comunică factura, nu îți rezolvă automat arhiva internă. Fișierele XML și mesajele sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile în sistem, iar documentele justificative trebuie păstrate organizat, accesibil și prezentabil la control. Contabilul ajută, dar procedura trebuie asumată de firmă.
Originalul e-Facturii este XML-ul validat
OUG nr. 120/2021 spune clar că exemplarul original al facturii electronice este fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Procedura de funcționare a sistemului vorbește despre fișierul arhivă de tip ZIP pus la dispoziția emitentului și destinatarului.
PDF-ul generat de un soft te ajută să citești factura, dar nu este același lucru cu originalul transmis și validat în sistem. La control, trebuie să poți prezenta fișierul corect, nu doar o captură sau o listare.
Dacă păstrezi doar PDF-uri, fără XML-ul validat și mesajele relevante, ai o arhivă comodă vizual, dar incompletă fiscal.
Contabilul prelucrează. Administratorul răspunde.
Serviciile de contabilitate acoperă evidența contabilă, declarațiile și verificările fiscale agreate prin contract. Arhivarea documentelor firmei este o responsabilitate de organizare internă: cine descarcă, unde salvează, cine verifică lipsurile și cum se prezintă documentele la control.
Legea contabilității pune accent pe documente justificative, registre și păstrarea lor. Chiar dacă ai externalizat contabilitatea, firma trebuie să aibă proceduri clare pentru documentele care stau la baza înregistrărilor.
În practică, asta înseamnă să nu presupui că „dacă e în SPV” sau „dacă e în soft” este automat arhivat conform nevoilor tale.
Cele 60 de zile nu sunt o strategie de arhivare
Ordinul MF nr. 1.365/2021 prevede că fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem.
Asta nu înseamnă că poți trata SPV-ul ca pe un drive permanent. Înseamnă că ai o fereastră operațională în care trebuie să descarci, verifici și salvezi documentele într-o arhivă proprie sau într-un sistem dedicat.
Dacă recuperezi documentele doar când ai control, deja lucrezi în regim de avarie.
Ce trebuie păstrat pentru control
O arhivă utilă nu înseamnă doar un folder numit „facturi”. Trebuie să poți identifica rapid documentul, perioada, furnizorul sau clientul și starea transmiterii.
- ZIP-ul sau XML-ul validat, cu semnătura/sigiliul Ministerului Finanțelor.
- Mesajele de eroare, dacă factura a fost respinsă și retransmisă.
- O conversie PDF pentru citire rapidă, fără să înlocuiască XML-ul.
- Documentele care explică tranzacția: contract, comandă, aviz, recepție, dovadă de livrare.
- O structură de arhivă pe ani, luni, clienți/furnizori și status.
Exemplu practic: factura există, dar nu o găsești
Arhivă, nu căutare disperată
Plan de verificare în 24 de ore
SPV îți comunică e-Factura, dar nu este strategia ta de arhivare. Firma trebuie să poată găsi rapid XML-ul, semnătura și mesajele asociate.
Stabilește responsabilul
Decide cine descarcă facturile emise și primite, cât de des o face și cine verifică mesajele de eroare.
Salvează originalul complet
Asigură-te că păstrezi XML-ul validat, semnătura Ministerului Finanțelor și mesajele de status, nu doar PDF-uri de citire.
Testează căutarea
Alege o factură din trimestrul trecut și vezi dacă o găsești în câteva minute, cu toate fișierele necesare.
În următoarele 24 de ore, fă un test simplu: caută o factură veche și verifică dacă ai XML-ul validat, nu doar o copie vizuală.
Cine face ce la e-Factura
| Activitate | Rol practic | Ce verifici |
|---|---|---|
| Emiterea/transmiterea | Softul sau persoana care emite factura. | Status transmis, validat sau respins. |
| Prelucrarea contabilă | Contabilul înregistrează documentele primite. | Documentele ajung complet și la timp. |
| Arhivarea | Firma stabilește procedura și locul de păstrare. | ZIP/XML, perioade, acces, backup. |
| Controlul intern | Administratorul sau o persoană desemnată. | Lipsuri, erori, facturi vechi de peste 30 de zile. |
Pune e-Facturile într-un sistem dedicat, înainte să ai nevoie urgentă de ele.
in-balanta.ro descarcă, organizează și păstrează documentele astfel încât să le poți găsi rapid când contabilul sau inspectorul le cere.
Vezi in-balanta.roÎntrebări frecvente
Dacă factura este în SPV, mai trebuie arhivată?
Este suficient PDF-ul facturii?
Contabilul este obligat să descarce toate e-Facturile?
Cât de des ar trebui descărcate facturile?
Bază legală — referințe verificate
- OUG nr. 120/2021 privind RO e-FacturaDefinește factura electronică, sistemul RO e-Factura, data comunicării și exemplarul original al facturii electronice. Portal Legislativ
- Ordinul MF nr. 1.365/2021Procedura de utilizare și funcționare a RO e-Factura; fișierele XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile. Text ANAF
- Procedura RO e-FacturaPrecizează verificarea facturii, semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și fișierul ZIP pus la dispoziția emitentului/destinatarului. Portal Legislativ
- Legea contabilității nr. 82/1991Repere privind documentele justificative, registrele, păstrarea și arhivarea documentelor financiar-contabile. Portal Legislativ
Informațiile prezentate au caracter informativ și se bazează pe legislația în vigoare la data publicării (mai 2026). Pentru aplicarea concretă în situația firmei tale, recomandăm consultarea unui specialist autorizat. Just Ideas SRL nu își asumă răspunderea pentru deciziile luate exclusiv pe baza acestui articol.
